Em meio aos desafios operacionais enfrentados pelas empresas atualmente, o setor de almoxarifado emerge como uma peça fundamental na engrenagem do funcionamento organizacional. No entanto, uma questão persistente paira sobre a confiança dos gestores: por que o setor de almoxarifados muitas vezes falha em transmitir segurança e confiabilidade? Nesta matéria, trago essa reflexão baseada nas opiniões dos diretores e gestores das empresas que nos procuram ao iniciarmos as conversas referentes à estruturação de almoxarifado e os serviços de diagnóstico que realizamos em relação ao setor de almoxarifado para as empresas. Percebemos que são problemas mais corriqueiros que trazem essa afirmação: ‘O setor não é confiável, tornando muito difícil planejarmos o crescimento se há falta de confiabilidade na gestão de materiais das empresas’. Os problemas que afetam a eficiência e a credibilidade desse departamento acabam por vezes impedindo até o crescimento da empresa, que vê o setor de almoxarifado como uma ‘torneira aberta’. Nesta matéria, falaremos sobre alguns possíveis motivos pelos quais o setor de almoxarifado não inspira confiança, investigando suas causas e refletindo sobre a importância dos almoxarifes nesse processo.

1. Falta de organização e controle de estoque: Muitas vezes, o setor de almoxarifado enfrenta problemas relacionados à falta de organização e controle adequado do estoque. Isso pode resultar em dificuldades na localização de itens, perdas financeiras devido a produtos vencidos ou danificados e até mesmo falhas na entrega de materiais essenciais para outros setores da empresa. Essa falta de organização frequentemente ocorre devido à ausência de processos claros e sistemas de gerenciamento eficientes.

2. Baixa precisão nos registros de entrada e saída de materiais: A falta de precisão nos registros de entrada e saída de materiais é outro motivo que mina a confiança dos gestores. Isso pode levar a discrepâncias entre o que está registrado no sistema e o que está realmente disponível no estoque físico. As razões para essa imprecisão podem incluir falhas humanas, como erros de digitação ou falta de treinamento adequado dos funcionários responsáveis pelos registros.

3. Falta de manutenção e conservação dos materiais: Em alguns casos, o setor de almoxarifados pode não dar a devida atenção à manutenção e conservação dos materiais armazenados. Isso pode resultar em danos aos produtos ao longo do tempo, tornando-os inutilizáveis ou inadequados para uso. A falta de manutenção adequada pode ser atribuída à falta de investimento em infraestrutura e equipamentos adequados, bem como à falta de supervisão adequada por parte dos gestores.

4. Dificuldades na comunicação e interação com outros setores: A comunicação eficaz entre o setor de almoxarifado e outros setores da empresa é essencial para garantir um fluxo de materiais suave e eficiente. No entanto, em muitos casos, há falhas na comunicação que podem resultar em atrasos na entrega de materiais, pedidos incorretos ou falta de alinhamento entre as necessidades dos diferentes departamentos e o estoque disponível. Essas dificuldades na comunicação podem surgir devido a barreiras hierárquicas, falta de canais de comunicação estabelecidos ou simplesmente falta de atenção para garantir uma interação eficaz.

5. Ausência de políticas de segurança e prevenção de perdas: A segurança dos materiais armazenados é uma preocupação importante para os gestores, especialmente quando se trata de itens de alto valor ou sensíveis. No entanto, em muitos casos, o setor de almoxarifados pode não ter políticas claras de segurança e prevenção de perdas em vigor. Isso pode levar a roubos, danos ou perdas de materiais, o que prejudica a confiança dos gestores na capacidade do setor de proteger os ativos da empresa.

Lembrando que para o almoxarifado ter uma gestão adequada é necessário que todos os setores colaborem, respeitem os processos e que também os gestores abracem a causa. Com certeza, quando há sincronia entre os setores, o setor de almoxarifado terá a confiabilidade desejada pelos gestores e não será visto como uma ‘torneira aberta’.

Atenciosamente

Allan Rangel
Consultoria Almoxarife na Prática.

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